Qu’est-ce que le fast closing ?

C’est une méthode d’amélioration des processus comptables conçue pour lisser le travail pendant la période fiscale, et ainsi éviter les surcharges durant cette période. C’est aussi une méthode qui permet de sortir des bilans plus rapidement et plus efficacement, tout en maintenant un haut niveau de qualité pour les clients.

Comment pouvez-vous résumer la façon dont s’applique la méthode du fast closing de manière concrète ?

Concrètement, nous avons appliqué les 5 points cardinaux qui constituent cette méthode :

1. Premièrement, il faut définir le cadre du projet :  quels sont les problèmes à résoudre ? Quelles sont les ressources qui vont s’y consacrer ? Quels objectifs doivent-elles atteindre ?
2. Ensuite, il faut déterminer ce qui ne fonctionne pas de manière factuelle. Nous avons quantifié les problèmes à résoudre, et identifié des indicateurs de performance qui nous ont permis de mesurer les progrès accomplis à la fin du projet.
3. Nous avons poursuivi notre démarche en analysant les causes des problèmes identifiés.
4. Puis nous avons mis en œuvre des process simples pour solutionner ces problèmes. Nous avons ainsi amélioré nos méthodes de travail, et fait en sorte que les problèmes identifiés ne puissent plus survenir.
5. Enfin, nous avons généralisé ces nouveaux process, et nous sommes assurés que les améliorations mises en œuvre étaient pérennes pour l’ensemble des collaborateurs. Pour cela en comparant les résultats obtenus avec les indicateurs de performance définis en amont.

La période fiscale est souvent vue au sein des cabinets comme longue et chronophage. Depuis plusieurs années d’ailleurs, sa durée a tendance à s’allonger…

Effectivement… Aujourd’hui, dire qu’on a encore une période fiscale est plus ou moins vrai. Le travail s’étale tout au long de l’année, avec des missions qui s’additionnent aux autres sujets et des nouvelles obligations fiscales qui s’accumulent, comme la déclaration des biens immobiliers par exemple.

En conséquence, la période fiscale s’allonge et ne semble plus s’arrêter comme c’était le cas il y a encore quelques années lorsqu’il y avait deux phases de travail distinctes. Cela donne l’impression de travailler toute l’année de façon dense et sans réelle pause,

Pour faire face à ce nouveau paradigme, le fast closing permet donc d’aller plus vite tout en maintenant la qualité du travail effectué ?

Il faut surtout voir le fast closing comme l’adaptation d’une méthode de travail propre à un cabinet. L’idée est de retrouver de la sérénité dans la façon dont le travail est effectué, tout en optimisant la performance en termes de rapidité de production. On cherche ainsi à améliorer l’existant de façon continue.

Concrètement, on met en place des outils statistiques sur des critères choisis, par exemple la date de finalisation de la TVA. Si, en moyenne, on sort la TVA à telle date chaque mois, l’idée consiste à identifier les dossiers qui posent problèmes, et de tenter et leur accorder une attention plus spécifique.

La mise en place d’une méthode comme le fast closing implique-t-elle nécessairement une digitalisation des outils utilisés par les experts-comptables et leurs collaborateurs ?

Là encore, il s’agit surtout de compléter l’existant. Tous les cabinets utilisent déjà des outils numériques qui les aident à mener à bien leurs missions. Ce que nous ajoutons ce sont des critères complémentaires permettant d’évaluer l’efficacité des process ». 

L’esprit de la méthode du fast closing, c’est donc avant toute chose de détecter ce qui fonctionne bien. Donc de pouvoir reproduire avec de nouveaux clients ce qui marche déjà chez des clients existants ?

Il y a un peu de ça. Pour appliquer le fast closing, il faut effectivement détecter les bonnes pratiques internes par secteur pour les déployer à plus grande échelle. Et donc être en capacité de réutiliser ces bonnes pratiques chez des nouveaux clients.

Depuis combien de temps appliquez-vous cette méthode chez JPA Wanlin Grelier ? Est-elle appliquée à l’ensemble des secteurs dans lesquels vous avez des clients ?

Le fast closing n’est pas encore déployé sur l’ensemble du cabinet. Nous souhaitions d’abord tester cette méthode avec une équipe principalement, et voir comment cela fonctionne avant de la généraliser à l’ensemble des collaborateurs. C’est le principe du test and learn. Nous avons commencé il y a un peu plus d’un an.

Combien de collaborateurs sont concernés par le déploiement du fast closing chez JPA Wanlin Grelier ?

Nous avons impliqué six collaborateurs, qui suivent des clients dans plusieurs secteurs d’activité et aux profils différents : travailleurs indépendants, TPE, PME…

Quel bilan tirez-vous de cette première année pour l’équipe concernée par l’application du fast closing ?

Qu’il y a de quoi faire et de quoi s’améliorer. Bien évidemment, et cela est valable pour tous les experts-comptables et leurs collaborateurs, il faut avoir conscience que mener un changement de ce type bouleverse certaines habitudes et donc demande du temps, car chacun est ancré dans ses habitudes de travail. Il faut donc être patient et ne pas vouloir brûler les étapes. Aller dans une nouvelle direction tout en gardant les équipes mobilisées nécessite parfois d’aller moins vite que ce que l’on avait en tête et il faut savoir l’accepter.

Pour autant, à partir du moment où ce que vous proposez à vos collaborateurs a du sens, et s’avère utile au quotidien, c’est perçu positivement par les équipes.

Qu’est ce qui a changé concrètement pour vos collaborateurs ? Quels sont les retours qu’ils ont pu vous faire à propos du fast closing ?

Le premier retour, c’est qu’ils sentent un intérêt pour ce qu’ils vivent au quotidien. Ils ont eu le sentiment que l’on s’intéressait à eux, et c’est quelque chose de très important pour nous.

Ensuite, il y a la remise en question de certaines méthodes de travail historiques. Nous évoluons dans un environnement très changeant, ce qui crée de l’instabilité et de l’incertitude sur la façon dont on doit travailler. Appliquer une nouvelle méthode telle que le fast closing challenge les collaborateurs. Ce n’est pas toujours facile car certains n’ont pas envie de se mettre dans une position inconfortable. Mais le fait qu’ils aient été plusieurs concernés a créé une émulation positive au sein des équipes.

Avec le passage à la facturation électronique, même si celle-ci est reportée, le passage au fast closing prend tout son sens ?

Au-delà du fast closing, le changement est inévitable avec la facturation électronique ! Lorsqu’elle sera mise en œuvre, la facturation électronique va mettre un joyeux bazar dans les processus de travail des cabinets et va imposer énormément de changements.

Il faut évoluer avec notre temps, on ne peut plus dire aujourd’hui que l’on va travailler avec la même méthode pendant quinze ans.

Habituer dès à présent les équipes à évoluer quotidiennement me semble en cela nécessaire si on veut éviter que le changement se fasse brutalement. Pousser nos collaborateurs à se questionner et à évoluer régulièrement permet de diminuer le stress que va avoir l’impact de la facture électronique dans leur travail.

Pourquoi pensez-vous que la méthode du fast closing va se généraliser dans les années à venir ?

Tout simplement parce que nous n’allons pas avoir le choix ! De plus en plus, nous aurons l’obligation légale de produire des comptabilités définitives tous les mois. On ne pourra plus revenir sur les écritures des mois précédents.

Nos clients attendent eux aussi de disposer d’informations fiables le plus rapidement possible afin de prendre de bonnes décisions de gestion. De notre réactivité et de notre capacité à produire rapidement de l’information dépendront les services que nous pourrons leur offrir.

Cela signifie aussi qu’il va falloir impliquer vos clients à ces changements ?

Bien entendu, c’est un travail d’équipe. Si un client ne nous communique pas en temps et en heure les éléments qui le concerne, nous ne pourrons jamais gagner en rapidité.

Comment les collaborateurs concernés par le fast closing ont échangé avec leurs clients ?

Nous avons davantage insisté sur une communication par anticipation. Plutôt que de commencer un travail puis de le mettre dans un coin en attendant le retour du client, nous allons le prévenir en amont de ce que nous projetons de réaliser pour lui sur une période donnée, et de ce que nous attendons éventuellement de sa part.

Cela implique d’accompagner certains clients dans leur transformation digitale ?

Oui, c’est parfois nécessaire. Ce qui peut aussi être vu comme un nouveau service que nous pouvons délivrer : la structuration interne de nos clients, notamment dans le cadre de leur nécessaire réorganisation avec l’arrivée de la facturation électronique.

Que conseillerez-vous à un confrère qui souhaiterait mettre en œuvre la méthode du fast closing ? quels sont les points essentiels à prendre en compte selon vous ?

Tout d’abord, réaliser un audit interne du fonctionnement du cabinet pour s’assurer que tout le monde est en phase avec les méthodes et les outils à disposition. Ensuite il faut identifier les goulots d’étranglement d’un processus comptable, tout ce qui ralentit les travaux.

Enfin, il est nécessaire d’intégrer les clients à tout le processus. Sans une étroite collaboration, il sera impossible de mettre en place le fast closing.